Artikelserie Kivitendo-Patches
Ich verwende das freie ERP-System Kivitendo für meine Buchhaltung, Rechnungslegung und Wareverwaltung. Im täglichen Betrieb fallen mir immer wieder fehlende Features oder Bugs auf, die ich durch eigene Patches behebe. Alles, was "druckreif" ist, veröffentliche ich und gebe es in Form von Pull-Requests an das Upstream-Projekt zurück. Manche dieser Pull-Requests, wie der verbesserte ZUGFeRD/XRechnung-Import, werden angenommen, andere nicht. Damit auch die nicht angenommenen Patches nicht in Vergessenheit geraten, halte ich sie hier nochmal in Form von ausführlichen Artikeln fest.
Selbstverständlich biete ich die Pflege und Anpassung dieser Patches an aktuelle und zukünftige Kivitendo-Versionen, sowie die Neuentwicklung von Patches als Dienstleistung an. Bei Interesse daran kontaktieren Sie mich bitte per E-Mail für ein unverbindliches Angebot.
Abb. 1: Screenshot der bisherigen Kreditorenbuchung ohne Metadaten zu den Einzelposten
Nachbesserungsbedarf bei Postenbeschreibungen
Kivitendo ist beim Erstellen von Kreditorenbuchungungen zu Einkaufsrechnungen durchaus mächtig: Man kann bei Bedarf jedem einzelnen Posten der Rechnung ein eigenes Aufwandskonto zuordnen, ob das nun Wareneingang, Werkzeuge und Kleingeräte oder auch Bezugsnebenkosten sind. Im Hintegrund entstehen daraus dann mehrere Einzelbuchungen gegen das jeweilige Aufwandskonto.
Einziger Haken dabei: Es war bisher nicht möglich zu solchen Einzelposten einen Buchungstext anzugeben, der diese Posten beschreibt. Die Eingabemaske (siehe Abb. 1) erlaubt nur die Eingabe von Betrag und Steuerschlüssel. Insbesondere bei Betriebsbedarf aller Couleur ist das ein Problem, denn es interessiert die Steuerkanzlei und das Finanzamt, worum es sich bei solchen Ausgaben im Einzelnen handelt.
Dieses Problems habe ich mit einem Patch angenommen, den ich im Folgenden näher beschreiben möchte.
Abb. 2: Screenshot der verbesserten Kreditorenbuchung mit Metadaten
Zusätzliche Metadaten
Der Patch fügt der Eingabemaske für Rechnungsposten die in Abb. 2 sichtbaren Felder hinzu. Neben einem Freiform-Beschreibungstext sind das die Menge und die Artikelnummer des Lieferanten. Bei Rechnungen, die nur in Papierform oder als PDF-Rechnung ohne den XML-Anhang des ZUGFeRD-Formats vorliegen, muss man diese Daten manuell eingeben. Mit einer elektronischen Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format wird die Sache bequemer: Importiert man eine solche Rechnung über die Funktion Factur-X/ZUGFeRD-Import werden Artikelbeschreibung, Artikelnummer und Menge direkt aus der importierten Rechnung Übernommen.
Abb. 3: Funktion "Metadaten Speichern"
Bestandsrechnungen nachtragen
Zu einer bereits existierenden Kreditorenbuchung können Metadaten nachgetragen und über die Funktion Metadaten Speichern gespeichert werden. Dies ist selbstverständlich nur dann möglich, wenn die Mandatenkonfiguration das Ändern der betroffenen Kreditorenbuchung erlaubt.
Abb. 3: Funktion "Metadaten aus Dokumentenanhang übernehmen"
Automatik für elektronische Rechnung
Ist als Beleg eine elektronische Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format angehängt, vereinfacht sich das nachträgliche Ergänzen von Metadaten. Die elektronische Rechnung wird von der Funktion Metadaten aus Dokumentenanhang übernehmen automatisch erkannt und wie beim Erstimport verarbeitet. Die Metadaten werden also automatisch aus dem angehängten Beleg übernommen.
DATEV-Export
Auch der DATEV-Export als Buchungsstapel ist in diesem Patch berücksichtigt. Lieferant, Menge und Beschreibung werden - soweit diese Daten vorhanden sind - im Feld "Buchungstext" der entsprechenden Buchung eingetragen. Dabei wird die Beschreibung abgeschnitten, wenn sie die Maximallänge des Buchungstextes (60 Zeichen) überschreitet. Die vollständige Beschreibung wird in diesem Fall in zusätzlichen Beleginfo-Feldern (Spalte 21-24) mit exportiert. Allerdings können die meisten Steuerkanzleien diese Zusatzfelder nicht verarbeiten, womit sich diese Felder hauptsächlich zum manuellen Nachsehen bei Unklarheiten eignen. Um in dem knappen Beleginfo-Feld Platz zu sparen kann man für Lieferanten Kurznamen vergeben, die dann entsprechend mehr Platz für die Beschreibung lassen.