In Kürze
- Bei elektronischen Rechnungen ist immer der maschinenlesbare Teil maßgeblich
- Möglichkeit 1: Visualisieren der maschinenlesbaren Rechnungsdaten und Weiterverarbeitung nach bisherigem Prozess
- Möglichkeit 2: Direkter Import der maschinenlesbaren Rechnungsdaten in ein Buchhaltungsprogramm oder ERP-System
Den Empfang elektronischer Rechnungen kann man relativ leichtgewichtig umsetzen: Es reicht zunächst den maschinenlesbaren Teil auszulesen und menschenlesbar darzustellen. Das ist auch bei hybriden Formaten mit menschenlesbarem Anteil, wie ZUGFeRD, unbedingt erforderlich. Denn das Bundesfinanzministerium räumt in einer Stellungnahme zur elektronischen Rechnung dem maschinenlesbaren Teil den Vorrang ein:
Weiterhin sind Bund und Länder zu dem Ergebnis gekommen, dass ab der Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (voraussichtlich zum 1. Januar 2025) bei einem hybriden Format entgegen Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE der strukturierte Teil der führende sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor.
Davon abgesehen ist das Risiko, eine XRechnung zu erhalten, durchaus gegeben. Meiner bisherigen Erfahrung nach ist es schwierig, von Lieferanten Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu bekommen. Die meisten können dieses Format bisher noch nicht erstellen. Bei der XRechnung sieht es aus historischen Gründen anders aus: Bei Lieferungen an Einrichtungen der öffentlichen Hand ist das Stellen elektronischer Rechnungen im Format XRechnung teilweise schon seit 2020 Pflicht. Dementsprechend gibt es bereits jetzt viele Unternehmen, die Rechnungen im Format XRechnung erstellen können aber nicht notwendigerweise im Format ZUGFeRD. Wer sich die Umstellung auf die elektronische Rechnung einfach machen möchte und die XRechnung bereits unterstützt kann damit die Pflicht zur E-Rechnung einfach erfüllen. Allerdings gebietet es meines Erachtens die Höflichkeit den Kunden gegenüber, ein hybrides Format wie ZUGFeRD zu verwenden.
Hat man die maschinenlesbaren Daten in visualisierter Form vorliegen, kann die Verarbeitung der Rechnung wie bisher erfolgen - selbst das Buchen in auf Papier geführten Büchern ohne jede Software ist selbstverständlich möglich.
Möchte man die strukturierten Daten der elektronischen Rechnung jedoch zur automatischen Datenübernahme nutzen empfiehlt sich die Investition in ein Buchhaltungsprogramm oder ERP-System, das elektronische Rechnungen unterstützt. Spätestens mit der Pflicht zum Versand elektronischer Rechnungen wird man ohnehin auch Software zum Erstellen von E-Rechnungen benötigen und Software, die E-Rechnungen importieren kann, kann sie in der Regel auch erstellen. Die Einführung solcher Software geht in der Regel mit der Umstellung von Geschäftsprozessen einher und man sollte sich bei der Auswahl Zeit nehmen. Von daher ist es völlig legitim, erst einmal nur den maschinenlesbaren Teil zu visualisieren und im gewohnten Prozess weiterzuverarbeiten.
1. Reines Visualisieren des machinenlesbaren Teils
Im einfachsten Fall benötigt man zum Empfang elektronischer Rechnungen nur Visualisierungssoftware, die den maschinenlesbaren Teil interpretieren und menschenlesbar darstellen kann. Insbesondere bei der XRechnung ist das wichtig, da sie als reines XML-Format nur schlecht menschenlesbar ist.
Es gibt für diesen Zweck verschiedene Opensource-Programme wie die OpenXRechnungToolbox oder Quba-Viewer.
Abb. 1: Visualisierung einer XRechnung mit OpenXRechnungToolbox
OpenXRechnungToolbox
Bei der OpenXRechnungToolbox handelt es sich um ein in Java geschriebenes Visualisierungswerkzeug, das die Referenzimplementierung des XRechnung-Standards benutzt, um XRechnungen zu validieren und menschenlesbar darzustellen. Das Programm ist auf Windows, MacOS und Linux lauffähig. Es kann leider nur die XRechnung verarbeiten. ZUGFeRD wird nicht unterstützt. Entwickelt wurde es von Dr. Jan C. Thiele, Referent beim Senator für Finanzen der Stadt Bremen. Es wird seit Anfang 2022 nicht mehr weiterentwickelt.
Abb. 2: Visualisierung einer ZUGFeRD-Rechnung in Quba-Viewer
Quba-Viewer
Ein ähnliches Tool ist der vom Bundesministerium für Bildung und Forschung geförderte Quba-Viewer. Optisch sieht er der OpenXRechnungToolbox relativ ähnlich, es handelt sich aber um eine komplette Neuentwicklung auf Basis von Electron. Er läuft ebenfalls auf Windows, MacOS und Linux. Zusätzlich zur XRechnung kann er auch ZUGFeRD verarbeiten. Das sieht dann so aus wie in Abbildung 2: Das PDF-Dokument und die Visualisierung der angehängten maschinenlesbaren Daten werden parallel dargestellt. Die von mir getestete Quba-Viewer-Version 1.4 kann nur neuere ZUGFeRD-Versionen verarbeiten. Bei der ZUGFeRD 1.0-Rechnung eines meiner Zulieferer wurde nur der PDF-Teil angezeigt.
Abb. 3: Von xrechnung2csv generierte CSV-Visualisierung
xrechnung2csv
Das große Manko von OpenXRechnungToolbox und Quba-Viewer ist die unübersichtliche Darstellung der Rechnungsposten. Für einen einzigen Rechnungsposten wird die gesamte Bildschirmhöhe beansprucht und eine kompakte Listendarstellung gibt es nicht. Wer so etwas möchte, wird eventuell mit meinem Kommandozeilen-Programm xrechnung2csv glücklicher. Dieses Programm habe ich eigentlich geschrieben um aus XRechnungen eine CSV-Artikelliste für den Import in Kivitendo zu generieren, aber es eignet sich auch zur schnellen und einfachen Listendarstellung einer XRechnung. Diese Listendarstellung kann direkt betrachtet oder in einer Tabellenkalkulationssoftware geöffnet werden. Das ZUGFeRD-Format unterstützt es bisher noch nicht. Es ist in Ruby geschrieben und sollte auf jedem Linux- oder MacOS-System mit Ruby 2.7 oder neuer lauffähig sein. Bei Interesse entwickle ich dieses Tool gerne zu einem vollwertigen Visualisierungswerkzeug weiter.
Es sei der Vollständigkeit halber noch erwähnt, dass es auch diverse kostenlose webbasierte Werkzeuge zur Visualisierung und Erstellung elektronischer Rechnungen gibt. Hiervon rate ich aus Datenschutzgründen dringend ab. Bei solchen Werkzeugen gibt man vertrauliche Daten wie Einkaufs- oder Verkaufspreise an einen Drittanbieter, der in der Regel jegliche Haftung ausschließt. Erleidet man Schäden durch die absichtliche oder versehentliche Weitergabe dieser Daten, wird es schwer bis unmöglich, den Betreiber solcher Werkzeuge haftbar zu machen und man bleibt auf dem Schaden sitzen.
2. Direkter Import in Buchhaltung/ERP-System
Deutlich komfortabler als die Visualisierung und manuelle Weiterverarbeitung ist der direkte Import einer elektronischen Rechnung in ein hierfür geeignetes Buchhaltungsprogramm oder ERP-System. Hierbei werden die maschinenlesbaren Daten aus der Rechnung direkt ins Programm übernommen. Dies erspart das zeitraubende und fehlerbehaftete Abtippen von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Beträgen in der Rechnung. Es muss nur noch ein Aufwandskonto für den Gesamtbetrag der Rechnung oder gegebenenfalls für die einzelnen Posten der Rechnung ausgewählt werden und sie kann direkt verbucht werden.
Abb. 4: Import einer elektronischen Rechnung in Kivitendo
In der Regel gestaltet sich diese Verarbeitungsmethode einfach wenn man bereits ein Buchhaltungsprogramm oder ERP-System verwendet. Manche, wie Lexware oder Kivitendo, können bereits elektronische Rechnungen verarbeiten. Bei Programmen für den deutschsprachigen Markt, wo das noch nicht der Fall ist, kann man davon ausgehen, dass diese Funktionalität zeitnah hinzugefügt wird. Hat man bereits ein solches Programm in Betrieb, lohnt sich also eventuell ein Update oder eine Anfrage beim Hersteller.
Hat man ein solches Programm noch nicht in Betrieb, ist jetzt der Zeitpunkt gekommen, um über eine Einführung zumindest nachzudenken. In der Regel ist dabei eine Anpassung der Geschäftsprozesse des Unternehmens an die Software oder eine Anpassung der Software an die Geschäftsprozesse des Unternehmens erforderlich Beides kann viel Zeit und Aufwand erfordern und es empfiehlt sich daher, schon jetzt mit der Bestandsaufnahme und Planung zu beginnen.
Ich unterstütze Sie bei der E-Rechnung
- Bestandsaufnahme und Beratung zum Verarbeiten elektronischer Rechnungen
- Programmierung von Werkzeugen zur Rechnungsvisualisierung (Kommandozeile oder browserbasiert)
- Anpassung und Erweiterung von bestehender Software (auch für Softwarehersteller)
- Installation und Konfiguration des ERP-Systems Kivitendo für direkten Import elektronischer Rechnungen
Kontaktieren Sie mich per E-Mail oder unter der Telefonnummer 09681/6709868 für eine kostenlose und unverbindliche Erstberatung zur E-Rechnung in Ihrem Unternehmen.