Elektronische Rechnung (1): Rechtlicher Rahmen, Formate, Fristen

Wachstumschancengesetz: Elektronische Rechnung ab 01.01.2025

Es tauchte im Februar und März immer wieder in der Presse auf und wurde am 24.03.2024 vom Bundesrat bestätigt: Das Wachstumschancengesetz.

Zankapfel im politischen Diskurs waren die diversen Steuererleichterungen und Fördermöglichkeiten des Gesetzes. Medial wenig beachtet, und in der nun bestätigten Fassung nach wie vor vorhanden, ist die Verpflichtung zur Stellung elektronischer Rechnungen im B2B-Verkehr (Business To Business - also Rechnungen, die an andere Unternehmer und nicht an Verbraucher gestellt werden). Diese findet sich im Artikel 23, der das Umsatzsteuergesetz entsprechend anpasst.

Wie sieht eine gültige E-Rechnung aus?

Das Wachstumschancengesetz selbst spezifiziert das Format einer elektronischen Rechnung etwas irreführend wie folgt:

Das strukturierte elektronische Format einer elektronischen Rechnung
  1. muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden
  Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April
  2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (ABl. L 133 vom 6.5.2014, S. 1)
  entsprechen [...]

Abb. 1: Auszug aus dem maschinenlesbaren Teil einer ZUGFeRD-Rechnung (XML-Daten im Format CrossIndustryInvoice)

Die Richtlinie 2014/55/EU war allerdings nur der Auftrag an die europäische Normungsorganisation, eine Norm für elektronische Rechnungen auszuarbeiten. Interessant für die Umsetzung der elektronischen Rechnung ist die daraus entstandene EN16931. Sie definiert die Universal Business Language 2.1 und die UN/CEFACT CrossIndustryInvoice als gültige Formate für elektronische Rechnungen. In beiden Fällen handelt es sich um XML-basierte Beschreibungsformate für maschinenlesbare Rechnungen.

Besser bekannt sein dürften die darauf basierenden nationalen Standards ZUGFeRD ("Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") und XRechnung. ZUGFeRD besteht aus einer klassischen PDF-Rechnung mit zusätzlich eingebetteten XML-Daten im CrossIndustryInvoice-Format (siehe Abb. 1). XRechnung ist ein rein maschinenlesbares Format und besteht nur aus XML-Daten in dem von der Universal Business Language definierten Format (siehe Abb. 2) . Hier gibt es keinen PDF-Anteil.

Abb. 2: Auszug aus einer XRechnung (XML-Daten im Format Universal Business Language)

In einer Stellungnahme bestätigt das Bundesministerium der Finanzen, dass sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung gültige Formate für die elektronische Rechnung im Sinne des Wachstumschancengesetzes sind.

Es sei noch ergänzend erwähnt, dass eine einfache PDF-Rechnung ohne maschinenlesbaren Anteil in keinem Fall eine elektronische Rechnung darstellt. Hierbei handelt es sich nur um eine elektronisch übertragene, visuelle Repräsentation einer Papierrechnung. Das Wachstumschancengesetz nennt dies eine sonstige Rechnung in einem elektronischen Format. Diese kann - insbesondere auch im Hinblick auf die untenstehenden Übergangsfristen - weitgehend gleichberechtigt zur Papierrechnung verwendet werden. Wichtigster Unterschied ist, dass zum Versand solcher Rechnungen - im Gegensatz zur Papierrechnung - im Vorfeld das Einverständnis des Empfängers eingeholt werden muss.

Abb. 3: Import einer elektronischen Rechnung in Kivitendo

Was bringt mir die elektronische Rechnung als Unternehmer?

Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen hauptsächlich bei der Verarbeitung von Eingangsrechnungen in der Buchhaltung. Papierrechnungen muss man abtippen und auch bei PDF-Rechnungen hat man einen gewissen manuellen Aufwand beim Kopieren und Einfügen von Rechnungsnummer, Datum und Beträgen. Bei elektronischen Rechnungen ist ein höherer Automatisierungsgrad möglich:

Mit geeigneter Software können alle diese Daten automatisch aus der Rechnung übernommen werden. Abbildung 3 zeigt, wie der Import einer elektronischen Rechnung aussehen kann am Beispiel von Kivitendo mit dem von mir ergänzten Metadaten-Patch.

Davon abgesehen kann beim Versand von E-Rechnungen nun eine gewisse Menge an Bürokratie wegfallen. Bisher musste man die Zustimmung des Empfängers einholen, um elektronische Rechnungen zu versenden - das galt auch für die obigen Formate. Mit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes kann man ohne gesonderte Zustimmung elektronische Rechnungen versenden sofern sie den Anforderungen an eine elektronische Rechnung genügen.

Stichtage zur schrittweisen Einführung

Die elektronische Rechnung wird schrittweise eingeführt. Zunächst wird die Annahme verpflichtend um sicherzustellen, dass jeder Unternehmer elektronische Rechnungen von Lieferanten verarbeiten kann. Nach einer Übergangsfrist wird dann auch das Ausstellen von elektronischen Rechnungen für jeden Unternehmer Pflicht.

Weiterhin sind Bund und Länder zu dem Ergebnis gekommen, dass ab der Einführung der
obligatorischen elektronischen Rechnung (voraussichtlich zum 1. Januar 2025) bei einem
hybriden Format entgegen Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE der strukturierte Teil der
führende sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten
Teil denen aus der Bilddatei vor.